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Introducción a Facturación Electrónica

Es la emisión de documentos contables ( factura, boleta, notas de crédito y débito ) de forma electrónica a través de un sistema online, reemplazando y dejando en el pasado la emisión física e impresa.
Facturación electrónica es un requerimiento de SUNAT y debido a esto se estima que más de 230,000 mil empresas pasarón a esta modalidad en el 2018, y que al 2020 un total de 900,000 empresas ya usen esta modalidad.
SUNAT va haciendo crecer la obligatoriedad incluyendo mas rubros en cada año e incorporando cada vez empresas mas pequeñas en esta normativa.

¿Cuales son las multas y sanciones que impone SUNAT?

Las multas en caso de no cumplir la normativa van desde el 50% de una UIT hasta 10 días de cierre de local en caso de reincidencia.

¿Qué tipo de ofertas existen en el mercado?

Existen mucho tipos de ofertas en la actualidad, sin embargo para cuestiones practicas las englobaremos en cuatro tipos:
1.- Usando la Clave SOL: a través de la Clave SOL el usuario podrá emitir sus comprobantes electrónicos, esta modalidad es gratuita, en contra parte basado en la experiencia de los usuarios tiende a ser muy lenta o la pagina se puede colgar varias veces durante la emisión de un comprobante. Es recomendable para aquellas Empresas con muy baja facturación a las cuales NO les impacte considerablemente estos sobre tiempos.
2.- Empresas NO certificadas por SUNAT: estas ofertas normalmente son muy económicas o en la modalidad único pago «para toda la vida», pueden reducir los precios ya que usan el Facturador gratuito de SUNAT, estas empresas NO están certificadas por SUNAT y tienden a tener muy poco conocimiento de la normativa, por lo cual es muy pobre el soporte y asesoramiento que le brindan a sus clientes en caso de auditorias o problemas con SUNAT. Se recomiendan para Empresas con muy baja facturación y que por sus conocimientos propios y orden de negocio no necesiten un soporte especializado en facturación electrónica.
3.- Empresas certificadas por SUNAT – PSE : los PSE o Proveedores de Servicios Electrónicos son Empresas que han diseñado sus sistemas de facturación electrónica y estos han sido validados por SUNAT, para garantizar que cumplan la normativa vigente, garanticen la seguridad de la información y hagan los cálculos correctos en cada una de las variables e importes. En la actualidad existen aproximadamente 100 empresas con esta certificación de todo precio y nivel de calidad. Estos PSE realizan el trabajo de enviar los comprobantes a SUNAT y en su mayoría almacén los archivos relacionados al comprobante en servidores en la nube. Sus tarifas van asociadas al servicio de facturación electrónica y a la cantidad de comprobantes, normalmente hacen cobros mensuales. Estas empresas ofrecen muy buenas garantías a los clientes por lo cual son muy aconsejables para las empresas con todo nivel de facturación, baja, mediana y alta cantidad de comprobantes.
4.- Empresas certificadas por SUNAT – OSE : los OSE o Operadores de Servicios Electrónicos son Empresas certificadas por SUNAT para firmar y validar los comprobantes electrónicos como si fuera una MINI SUNAT, estas Empresas no solo enviaran a SUNAT los comprobantes validados sino que también envían la información asociado al comprobante validado directamente a sus clientes, existen aproximadamente 10 a nivel Nacional ( todos en Lima ). Son Empresas que en la actualidad están muy enfocadas en brindar sus servicios a empresas muy grandes y principales contribuyentes. Ofrecen muy buenas garantías a los clientes, pero tienden a ser un poco mas costosas que las ofertas anteriores, y en su mayoría de casos solo brindan facturación electrónica y ningún complemento adicional como logística, punto de venta, compras u otros. Se recomiendan para las empresas grandes o de alta facturación así como por obligatoriedad para las empresas catalogadas como principales contribuyentes.

 

¿El comprobante electrónico que tipo de archivos debe tener según normativa?

Según la normativa cada comprobante deberá constar de tres archivos (excepto Clave SOL que solo otorga 2)
1.- PDF: representación impresa del comprobante electrónico
2.- XML: archivo que se envía a la SUNAT, este contiene todos los datos del comprobante
3.- CDR: son las iniciales de «constancia de recepción», este archivo es de suma importancia ya que es la respuesta de SUNAT donde confirma haber recibido el comprobante y te comunica si lo acepto, lo observo o lo rechazo. Este no es generado ni necesario en caso de los comprobantes generados en la Clave SOL.
Es vital el cliente entienda la importancia de tener estos tres archivos ya que en caso de una auditoria o cualquier problema con SUNAT los tendra que presentar según corresponda. A su vez se sugiere que el cliente solicite a su proveedor le otorgue un reporte con el estado de sus comprobantes (aceptado, observado, rechazado) y el estado de los archivos por comprobante (revisar si todos los comprobantes tienen los tres archivos y cuales les falta por ejemplo el CDR).

 

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