¿Comprobantes físicos o electrónicos?: Conozca la diferencia en términos de costos y cuál le conviene a tu negocio

La Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (Sunat) dispuso que las facturas, boletas de venta y demás comprobantes físicos fueran reemplazados por los Comprobantes de Pago Electrónicos (CPE) a partir del 1 de junio de este año.

De esta manera, se dio fin al proceso de masificación de CPE, iniciado en el 2014, mediante el cual diversos grupos de empresas se convirtieron en emisores de estos documentos electrónicos de manera progresiva.
En ese marco, resulta conveniente que las mypes y dueños de negocios tengan en claro los beneficios, costos y otros aspectos implicados en la facturación electrónica.

¿Emitir facturas electrónicas supone un gasto adicional?
“No, más bien la facturación electrónica elimina los costos del proceso de emisión de facturas físicas, como gastos de impresión, papelería, transporte de las facturas, almacenamiento físico, entre otro”, 

Por otro lado, de acuerdo a estudios de la Organización de las Naciones Unidas (ONU), el costo promedio de recibir un comprobante físico es de S/21.60, considerando la digitación, el equipo humano, almacenamiento, infraestructura, mientras que en un recibo digital se reducen los costos a un promedio de S/7.30.

Asimismo, el especialista manifiesta que los costos del proceso físico se incrementan con los errores humanos en la digitación de los comprobantes. “La misma ONU estima que entre el 8% y 10% de las facturas físicas emitidas en el mundo contienen errores. El correcto uso del sistema de facturación electrónica reduce de forma considerable estos errores”, añade.

Es importante mencionar, que las empresas pueden acceder a un servicio de facturación electrónica gratuito, no solo a través del portal de Sunat, sino también con los PSE. Más allá de la gratuidad del servicio, el sistema de facturación electrónica incluye otros beneficios que permiten una mayor competitividad a los negocios.

Beneficios

La mayoría de empresas creen que los principales beneficios de la facturación electrónica están en la eliminación de gastos generados por la disminución de tramitación desde transporte hasta costos humanos y almacenamiento. Sin embargo, Bengtsson explica que también existen otras ventajas:

Inteligencia comercial: La facturación electrónica entrega información útil sobre el negocio. Un uso adecuado de esta data ofrece oportunidades comerciales que pueden ayudar a tener una mejor operación en la empresa. Al proveer un registro digitalizado de las ventas de la compañía, es más fácil identificar, por ejemplo, productos con mejor performance, productos con demanda en ciertas temporadas del año, clientes con pedidos en ciertas épocas del año.

Mejora la operación: La información obtenida de la facturación electrónica sirve como guía administrativa para realizar mejoras y correcciones en procesos productivos y comerciales. Este tipo de datos permiten dar eficiencia en el manejo del presupuesto y dirige la oferta hacia un público objetivo que responda a las metas de la empresa.

Acceso a crédito: El sistema de facturación electrónica acelera el proceso de financiamiento gracias a herramientas como el factoring.

Generación de activos: Los PSE como Efact ayudan a las empresas a convertir sus facturas comerciales a negociables. Con ello, un comprobante obtiene la calidad de un título de valor que puede negociarse en procesos de factoring.

Mejora el perfil de riesgo financiero: El sistema de facturación electrónica es un registro de toda la actividad comercial de una compañía. En la actualidad las empresas ya usan el sistema de facturación electrónica para demostrar, ante los bancos, que poseen capacidad de pago.

Ofrece servicios de valor agregado: El servicio de los Proveedores de Servicios Electrónicos (PSE) incluye servicios de valor agregado que aportan en la competitividad de las empresas. Por ejemplo, Efact incluye herramientas digitales de cobranza que permiten realizar seguimiento a los pagos de los clientes.

Importancia de la facturación electrónica

“Se trata de un proceso seguro que cuenta con todas las autorizaciones de la Sunat y que reemplaza al sistema de intercambio de comprobantes físicos, generando una serie de beneficios como la inmediatez, eliminación de costos logísticos y administrativos, además de muchos otros que impulsan la competitividad de los negocios”, señala el experto.

Además, es importante destacar que no solo se limita a la emisión de documentos tributarios. También incluye la recepción de comprobantes. Este es un aspecto clave y uno de los más importantes desafíos del sector, porque solo el 1% de las empresas utilizan las plataformas digitales para gestionar la recepción de sus documentos.

“Muchas empresas envían las facturas digitales por mail, que es prácticamente lo mismo que mandar un recibo físico. Una ventaja de la facturación electrónica es que reduce los errores humanos. Pero al recibir un comprobante de este tipo, alguien deberá ingresar manualmente todos los datos al sistema contable, con todos los riesgos y costos que implica”.

Cuando se utiliza el sistema de facturación electrónica de forma correcta, los comprobantes integran directamente los datos de un comprobante en el sistema contable de una empresa.

¿Cómo emitir facturas electrónicas?

La facturación electrónica permite el intercambio de documentos comerciales, como facturas, boletas, notas de crédito y débito, cotizaciones, órdenes de compra y guías de remisión, entre otros, a través de una plataforma digital.

En ese sentido, Bengtsson comenta que la emisión de un documento electrónico es un proceso muy sencillo y amigable que es muy similar a enviar un correo electrónico. Un comprobante electrónico se puede enviar de tres formas:

A través del portal de Sunat: es utilizado por un gran número de empresas y facilita el envío de los documentos.

A través de plataformas digitales propias: normalmente son las grandes empresas o principales contribuyentes los que integran plataformas propias de facturación electrónica para enviar sus facturas.

A través de las plataformas de los PSE: cualquier empresa puede emitir un documento a través de los Proveedores de Servicios Electrónicos. Los PSE tienen autorización de Sunat y cuentan con exigencias en el manejo de seguridad de la información como el ISO 27001. Tienen costos muy variados, ofreciendo incluso paquetes gratuitos, y brindan una serie de servicios de valor agregado que contribuyen a la competitividad de las empresas.