Respuesta directa
Para controlar mercadería en consignación, identifica al proveedor como propietario, separa esos productos de tu inventario propio y firma un acuerdo que defina precio, comisión, plazo, pérdidas, devoluciones y liquidación. Al recibir, registra producto, cantidad, ubicación, fecha y documento sin tratar la entrega como una compra definitiva. Vincula cada venta, devolución, daño o retiro con el mismo lote o código. Antes de pagar al proveedor, concilia el stock inicial más ingresos, menos ventas, devoluciones y ajustes, contra el conteo físico. La forma contable y tributaria depende del contrato y de la operación, por lo que debe revisarse con un contador en Perú.
En una consignación, el proveedor entrega mercadería para que otra empresa la almacene y venda, pero conserva su propiedad hasta que ocurre la condición pactada. Odoo describe este inventario como stock que permanece perteneciendo al proveedor aunque esté físicamente en el almacén del negocio; Microsoft también separa la recepción física del cambio posterior de propiedad.
El riesgo aparece cuando los productos consignados se mezclan con compras normales. El negocio puede pagar unidades que no vendió, reponer dos veces, incluir bienes ajenos dentro de su capital o discutir diferencias sin un historial común. La solución operativa es distinguir propietario, ubicación y movimientos desde la recepción hasta la liquidación.
EXPLICACIÓN ORGANIZADA
Separa propiedad, existencias y liquidación en un mismo control
La mercadería puede estar en tu local sin ser todavía tuya; el registro debe mostrar ambas realidades sin confundirlas.
ACUERDA LAS REGLAS
Define cuándo cambia la propiedad y cómo se liquida
Antes de recibir productos, deja por escrito quién conserva la propiedad y en qué momento el negocio debe pagar. El acuerdo debe identificar productos, precios o fórmula de liquidación, comisión, duración, frecuencia de reportes, autorizaciones para descuentos y tratamiento de devoluciones, daños, vencimientos y faltantes.
Distingue venta al cliente de adquisición al proveedor. En algunos acuerdos la obligación nace cuando se vende una unidad; en otros puede existir una fecha límite, retiro o cambio de propiedad bajo condiciones específicas. Microsoft documenta precisamente la separación entre inventario físicamente recibido y el movimiento que registra el cambio de propietario.
No uses esta guía como contrato ni criterio contable. La documentación comercial, el comprobante y el reconocimiento del inventario dependen de los términos reales y de las normas aplicables en Perú. Pide a tu contador que valide el flujo antes de operar y cada vez que cambien las condiciones.
- Propiedad: quién es dueño y cuándo cambia esa condición.
- Liquidación: precio, comisión, periodo y documento de sustento.
- Excepciones: descuentos, daños, faltantes, devoluciones y retiro.
REGISTRA LA RECEPCIÓN
Identifica proveedor, producto y ubicación separada
Cuenta la mercadería junto con el proveedor o contra un documento de entrega. Registra fecha, código, descripción, variante, lote o serie cuando corresponda, cantidad, estado y ubicación. Ambas partes deberían conservar una constancia coincidente de lo recibido y de cualquier observación.
Usa códigos estables. No crees otro producto idéntico solo para corregir un conteo, pero tampoco mezcles unidades propias y consignadas si el sistema no puede distinguir su propietario. Odoo mantiene el dueño en el registro del producto consignado y permite revisar cantidades por ubicación y movimientos por propietario.
Si tu sistema no tiene un campo específico de propiedad, una alternativa operativa es separar la mercadería en un almacén o depósito dedicado y mantener el proveedor en la documentación relacionada. Valida esa configuración con soporte y contabilidad: un almacén separado ayuda a contar, pero por sí solo no define la propiedad ni el tratamiento contable.
- Documento de entrega aceptado por ambas partes.
- Código, variante, lote, cantidad y estado de recepción.
- Ubicación diferenciada para evitar mezcla y reposición incorrecta.
SIGUE CADA UNIDAD
Vincula ventas, devoluciones y ajustes con el stock consignado
Cada salida debe reducir la existencia correcta. Registra la venta con el mismo código o control definido en la recepción y conserva el documento del cliente. Si el producto vuelve, distingue una devolución apta para reingreso de una unidad dañada que necesita revisión o autorización del proveedor.
Los descuentos pueden cambiar el importe que debe liquidarse. No permitas que cada vendedor negocie condiciones sin una regla: registra precio original, descuento, aprobador y motivo. Para daños o faltantes, indica cantidad, causa, usuario y evidencia, y aplica la responsabilidad pactada sin borrar el movimiento de ingreso.
También registra los retiros del proveedor y traslados entre locales. Un movimiento físico sin confirmación en destino puede aparecer como faltante en una sede y exceso en otra. El historial debe permitir reconstruir desde qué ubicación salió, quién lo movió y cuándo fue recibido.
- Venta: producto, cantidad, importe y documento relacionado.
- Excepción: devolución, descuento, daño o faltante con motivo.
- Movimiento: origen, destino, responsable y confirmación.
CIERRA EL PERIODO
Concilia el conteo antes de liquidar al proveedor
Al cierre acordado, prepara una conciliación por proveedor y producto: stock inicial, ingresos del periodo, ventas válidas, devoluciones de clientes, retiros del proveedor, daños o faltantes y stock final esperado. Después realiza un conteo físico de la mercadería consignada y explica cualquier diferencia antes de calcular el pago.
Entrega al proveedor un resumen verificable, no solo un monto. Incluye unidades vendidas, precios o comisiones aplicadas, ajustes autorizados, saldo físico y documentos relacionados. Si ambas partes usan periodos o códigos distintos, acuerden una tabla común antes de comparar.
Finalmente, conserva la aceptación de la liquidación y el documento que corresponda. Las existencias que permanecen en consignación continúan separadas para el siguiente periodo. Odoo excluye los bienes de terceros de la valorización propia en su configuración de consignación; esa referencia ilustra por qué el negocio no debe sumar automáticamente todo lo almacenado como capital propio.
- Ecuación: inicial + ingresos − salidas = saldo esperado.
- Validación: conteo físico y diferencias explicadas.
- Cierre: liquidación aceptada y saldo inicial del siguiente periodo.
EVITA DECISIONES FUERA DE CONTEXTO
Errores comunes y buenas prácticas
Error
Buena práctica
Mezclar productos propios y consignados en una sola existencia hace que el negocio confunda bienes de terceros con capital comprado y liquide cantidades incorrectas.
Identifica al propietario desde la recepción y separa ubicación, documentos y reportes; valida con contabilidad cómo excluir o reconocer cada importe.
Pagar al proveedor usando únicamente el total de ventas ignora devoluciones, descuentos, retiros y diferencias físicas que modifican la liquidación.
Concilia por producto el saldo inicial, ingresos, ventas, devoluciones, ajustes y conteo final antes de calcular y aprobar el pago.
Corregir faltantes borrando la recepción o cambiando ventas antiguas destruye la trazabilidad y deja a las partes sin una explicación verificable.
Mantén los movimientos originales y registra cada ajuste con causa, usuario, evidencia y aceptación del proveedor cuando el acuerdo la requiera.
PREGUNTAS FRECUENTES
Respuestas claras de este tema.
¿La mercadería en consignación forma parte de mi inventario propio?
Físicamente está bajo tu custodia, pero normalmente continúa perteneciendo al proveedor hasta que se cumple la condición pactada. Debes controlarla por cantidad y ubicación sin asumir que integra automáticamente tu valorización propia. El tratamiento contable y tributario debe validarse según el contrato.
¿Cómo calculo cuánto pagar al proveedor?
Aplica la fórmula y periodicidad acordadas sobre ventas válidas y ajustes autorizados. Antes, concilia stock inicial, nuevas entregas, ventas, devoluciones, retiros, daños y saldo físico. El proveedor debe poder revisar las unidades y documentos que explican el importe.
¿Puedo controlar consignaciones usando un almacén separado?
Puede servir como control operativo cuando permite separar cantidades y movimientos, pero no reemplaza el registro del propietario, el acuerdo ni la revisión contable. Mantén además proveedor, documento de entrega y conciliación por producto; valida la configuración concreta con el soporte del sistema.
Conclusión
Empieza por un solo proveedor. Confirma el acuerdo, crea una lista de productos y realiza una recepción conjunta con cantidades y estado. Separa físicamente la mercadería y evita venderla desde un código o ubicación que la mezcle con compras propias.
En cada cierre, compara movimientos con el conteo físico antes de liquidar. Documenta las diferencias y conserva la aceptación de ambas partes. Cuando el proceso sea estable, repítelo con los demás proveedores usando las mismas reglas de identificación, conciliación y archivo.
Fuentes y alcance
Referencias para comprobar la información
Esta guía ofrece información general y debe interpretarse según el caso.
- Odoo · Consignación y propiedad del inventario
Explica recepción, propietario, movimientos, ubicaciones y exclusión de bienes consignados de la valorización propia.
- Microsoft Learn · Configuración de inventario en consignación
Documenta la separación entre recepción física, propietario proveedor y posterior cambio de propiedad.
- Odoo · Valorización de movimientos de inventario
Describe cómo las recepciones, traslados, entregas, devoluciones y ajustes afectan cantidades y valor.
